GTD 台北場心得
大家以為的時間管理，是學著由外向內管理自己
其實小弟對 Getting Things Done. (GTD) 這個概念已經接觸許久，但總覺得沒有真的發揮效力，不知道會不會有朋友也跟我一樣，有一種自以為了解高效工作的虛榮感，卻又對現實工作中帶著深深的無力感。
David Allen 也說，這跟世界上大多數人一樣，因為你的生活還是個“漏水的水桶“啊，無論如何手忙腳亂，只要漏水的地方不堵住，就會一直在忙亂之中度過。
回首從前，使用 Palm 來當作業務工作的協助到現在，我想了想，我要的其實是：輸入一些資訊，然後畫面會跳出適合現實的決定，於是我就去進行。
但是沒有真正體驗 GTD 前，我把這需求當作軟體功能來尋求，不斷地嘗試新軟體、新功能，花了很多時間但還是漏了什麼。更重要的是，少了對自己的檢視及調整，每當工作忙碌一點就會讓所有 GTD 的方式停擺，直到忙碌完後才能重新拾起，就這樣每年來來回回才發現，一個可靠的系統是需要跟人連在一起的，軟體是幫我們記住事情，我們的腦袋要拿來思考，思考後放進可靠的系統，當有適合的場地、物品、精力，只要去做而已。
以前都是看書、看網路文章來了解 GTD，總以為該知道都知道了，只是自己做不到罷了。這次在永錫的鼓勵下，可以在課程中學習如何在失去控制的工作下，再度掌握工作節奏，所以參加了永錫成為 GTD 授權認證講師的試講課程，認真了解到課程裡 Workshop 實作對於每個環節的設計(不論是 GTD 理論或是課程活動)讓我感到震撼。
所以在課程中，覺得一些對我來說特別有感的概念，想在這裡跟大家分享：
引子清單(我比較喜歡直接用 Trigger List)
如果我們沒有將未盡的事情都記錄下來，放進收件匣裡，那麼，你的生活就會到處都有可以讓你感到壓力的事物。
- 你是不是發現其中一個車燈不亮，而想要找時間去修車？
- 你是不是在看博客來電子報時想起一本想買的書？
- 你是不是在看書的時候想起，書裡的例子可以用在工作上？
- 你是不是在看連續劇中在慶祝生日，想起來重要的朋友生日快到了，你準備送個禮物？
這一切，如果你沒有寫下來並進行後續處理，你就會不斷的受到這些在辦公桌上文件、郵件軟體裡的來信、訊息不斷讓你聯想，提醒你還有哪些事情沒完成的壓力。
課程中有足足兩大頁列出了密麻的引子清單(Trigger List)，都是一些人事時地物的關鍵字，好來幫助我們坐在位子上就能聯想，生活上有哪些未盡的工作需要做紀錄(Mind Sweep)。
養成腦海中閃過的事情，儘快寫下來的習慣，然後丟進收件匣吧，各位！
減少收件匣
收件匣除了實體的之外，例如郵件收件匣、工作清單收件匣之外，更容易忽略的還有訊息、Line、Facebook、手機裡相片圖庫等等，其實也是一種收件匣，經由整理出收件匣來源後，才能思考如何減少。
以自己來說，在電腦上設定了利用一些小軟體及快速鍵，能將網頁、郵件、選取的文字快速丟到 OmniFocus 的收件匣中(https://support.omnigroup.com/omnifocus-clip-o-tron/)。iPhone 上也利用 Workflow 這個 App，能很快將複製的文字、共享功能及利用行事曆的事件來建立新工作。最後也在嘗試利用 Zapier 服務，把 Trello 新增的事項傳送到 OmniFocus 中，所以除了”實體收件匣”的減少，也試著利用網路自動化服務減少數位收件匣。
雖然工作上紙張的東西不多，但畢竟還是有，總是得要找個地方安置，否則壓在一堆紙裡面，要找都找不到，雖然這不是上課的內容，不過在 GTD 的書中有提到，於是我試著在辦公室跟家裡都各自準備了一套 43 Folder，儘管不會每個 folder 都會有東西，一但實體收件匣有紙張要進行後續處理，那種歸檔後就可以不管它的心情真的很令人雀躍啊～
六個高度
以前思考工作事項只思考”事情”本身，注意事情的輕重緩急等，為了把事情完成，卻很少想過，這一件事對”自己”的重要性是什麼？以及扣掉工作，還有什麼其他的事情該注意？
以前看書中寫到六個高度，總覺得那是很遠的事情，應該先將手上工作完成，才有辦法思考其他高度，其實不然，就像是個名為”人生”的空箱子(我覺得也有點像是利用 Trigger List 的聯想力)，當你每週檢視時，就有機會想想你希望十年後可以完成什麼事，是不是現在可以先從什麼是先開始動手呢？
精力管理
你的精力對工作清單或每日、每週檢視至關重大。這陣子因為是門市週年慶，是公司每年的地獄月，總公司也都要去門市幫忙，忙碌情況可見一斑，常常回到家，坐在沙發上休息一下就昏睡了到兩三點才起來關燈。
在這種情況下，你就沒有機會去檢視你的清單、你的計畫，雖然 GTD 建議如果真的忙碌可以隔幾天再檢視，但對我還沒養成習慣的人來說，隔幾天就又忘了(又漏水了)。
目前覺得可行的每日檢視時段應該在早上上班前(難怪永錫推廣晨型人)，不會因為下班前工作未完成而無法進行檢視，也不會因為約會或跟朋友聚會影響檢視的時間。只是早起這件事，對於平均兩點才睡的人頗有難度，還在想辦法。
另外也因為注意精力狀況，嘗試如何能重建輕易高度專心的環境，目前我實驗的狀況是：
- 我需要大片段的時間:由於很多腦海中的事情，有些只是好奇，有些是工作，更有些是未來比較遠的工作，如果時段很短，我還沒專心在重點上，就又被打擾了。
現在，如果有重要的事情，我會在公司的電腦教室，安靜地利用大白板來記錄跟思考，在家裡的話，盡量不會在一兩個小時以內要用餐的時間進行重要的工作，因為家人無法理解，會一直催促吃飯@@。 - 如果沒有安靜的地方，我會用耳機聽音樂(開音響覺得用處不大，還是會聽到其他外界聲音)，且目前 Air Supply 跟 Phil Collins、Miles Davis、山塔納 的專輯都有較好的效率，可能都是聽很多年又很喜歡的專輯吧。
雖然工作、生活常常回到混亂，但看到電影：Eat Pray Love 後，對於 GTD 有些新的感觸：我們一輩子學習生活，不是為了維持平衡不動，而是為了學習在失去平衡之後，找回平衡的方法。